ГЛАВА ОБОЯНСКОГО РАЙОНА

КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 08.06.2022      № 72
г.Обоянь

 

Об утверждении Положения об  архивном отделе Администрации Обоянского района Курской области

 

                В соответствии  с решением Представительного Собрания Обоянского района Курской области от 18.03.2022  № 2/16-IV «О структуре Администрации Обоянского района Курской области»,    руководствуясь Уставом муниципального района «Обоянский район» Курской области,

                               ПОСТАНОВЛЯЮ:

          1.Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе Администрации Обоянского района Курской области.

          2. Общий и непосредственный контроль исполнения Положения об  архивном отделе Администрации Обоянского района Курской области, утвержденного пунктом 1 настоящего постановления возлагаю:

          - на управляющего делами администрации, курирующего данное направление деятельности в соответствии со структурой – общий контроль;

          -    на начальника данного отдела  - непосредственный контроль.

          3. Положение об  архивном отделе Администрации Обоянского района Курской области разместить на официальном сайте муниципального образования «Обоянский район» Курской области.

          4. Постановление вступает в силу со дня его подписания и распространяется на правоотношения, возникшие  с 1 июня 2022 года.

 

 

 

Глава 

Обоянского района                                                                               В.Жилин

 

 

 

Л.А.Воронова (47141) 2-18-90

 

УТВЕРЖДЕНО постановлением Главы Обоянского района Курской области от «08» июня 2022г. № 72                 ПОЛОЖЕНИЕ  ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ  ОБОЯНСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ                                 г. Обоянь 2022 г.

  

1. Общие положения

 

1.1. Архивный отдел Администрации Обоянского района Курской области  (далее – архивный отдел) является структурным подразделением Администрации  Обоянского района Курской области без статуса юридического лица, образован в соответствии со структурой Администрации Обоянского района Курской области для решения задач по реализации полномочий,  возложенных на Администрацию Обоянского района Курской области в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Курской области в области архивного дела, в том числе по формированию, содержанию и использованию архивного фонда Курской области,  согласно Закона Курской области  от 21 декабря 2005 года № 98-ЗКО «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области отдельными государственными полномочиями Курской области в сфере архивного дела» и выполняющий функции муниципального архива.

  1.2. Архивный отдел находится в непосредственном подчинении и ведении Управляющего делами Администрации  Обоянского района Курской области.

  1.3. Положение об архивном отделе утверждается постановлением  Главы Обоянского района Курской области.

1.4.  В своей деятельности архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Курской области, нормативными правовыми актами Курской области, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и  архивного управления Курской области,  Уставом  муниципального района «Обоянский район» Курской области, муниципальными правовыми актами Обоянского района Курской области, а также настоящим Положением.

  1.5. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями, отраслевыми (функциональными) органами Администрации Обоянского района Курской области в пределах компетенции архивного отдела.

  1.6. Должности, замещаемые в архивном отделе,  относятся к должностям муниципальной службы, включенных в Реестр должностей муниципальной службы Обоянского района Курской области в соответствии с реестром должностей муниципальной службы в Курской области, утвержденным Законом Курской области от 13 июня 2007 года № 60-ЗКО «О муниципальной службе в Курской области».

  1.7.  Муниципальные служащие архивного отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Главой Обоянского района Курской области на основании постановления Главы Обоянского района Курской области в соответствии с требованиями, установленными федеральным и областным законодательством и с учетом особенностей федерального и областного законодательства о муниципальной службе и противодействию коррупции.

  1.8. Должностные инструкции муниципальных служащих архивного отдела утверждаются и вводятся в действие  распоряжением Главы Обоянского района Курской области.

  1.9.Выполняя служебные обязанности, муниципальные служащие архивного отдела руководствуются должностными инструкциями, планами работы архивного отдела и Администрации Обоянского района Курской области, распоряжениями и указаниями Главы Обоянского района Курской области, Первого заместителя Главы Администрации Обоянского района Курской области, Управляющего делами Администрации Обоянского района Курской области.

 1.10. Архивный отдел возглавляет начальник отдела (далее - начальник архивного отдела).

 1.11. Начальник архивного отдела:

- руководит деятельностью отдела, организует его работу в соответствии с задачами и полномочиями архивного отдела, несет персональную ответственность за результаты работы архивного отдела;

- вносит предложения по совершенствованию структуры и штата архивного отдела;

- обеспечивает соблюдение в архивном отделе служебного распорядка;

- осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и должностной инструкцией.

1.12. В период временного отсутствия начальника архивного отдела (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и т.д.) исполнение его обязанностей на основании распоряжения Главы Обоянского района Курской области возлагается на одного из муниципальных служащих архивного отдела с его письменного согласия, за совмещение должностей устанавливается доплата по соглашению сторон трудового договора.

1.13. Муниципальные служащие архивного отдела несут ответственность за исполнение возложенных на них должностных обязанностей в соответствии с действующим законодательством.

 

 

 

 

2. Основные задачи архивного отдела

 

          Основными задачами архивного отдела являются:

          2.1. Организация архивного дела на территории Обоянского района Курской области, в том числе в органах местного самоуправления муниципальных образований Обоянского района Курской области.

          2.2.  Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:

–            органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

–            хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел;

–            создание оптимальных условий хранения документов
и обеспечение их физической сохранности;

–            обеспечение охранного и противопожарного режимов.         

2.3. Комплектование архивного отдела документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения, историю муниципального образования «Обоянский район» Курской области, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

         2.4.  Оказание организационно-методической  помощи ведомственным архивам по вопросам архивного дела и организации делопроизводства органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений Обоянского района; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.    

         2.5.  На архивный отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Курской области, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.

 

3. Основные функции архивного отдела

 

В рамках решения основных задач архивный отдел осуществляет следующие функции:

 3.1. Разработка проектов муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела;

 3.2. Подготовка предложений для главы района по развитию архивного дела в муниципальном районе, а также улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов;

3.3.      Доведение до сведения главы района и подготовка материалов, содержащих данные о нарушении законодательства в области архивного дела (в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности), для передачи указанных материалов в уполномоченный орган в области архивного дела;

3.4.      Представление в уполномоченный орган в области архивного дела отчетов и необходимой информации:

3.4.1.   Об исполнении отдельных государственных полномочий Курской области по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Курской области;

3.4.2.   О состоянии архивного дела в Обоянском районе;

3.4.3.   О численности, составе и движении работников архивного отдела;

3.5.        Участие:

3.5.1.   В установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности района, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;

3.5.2.   В работе коллегии, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела и иных мероприятиях;

3.5.3.   В пределах своей компетенции в работе международных организаций, совещаниях и конференциях по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене;

3.6.        В области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:

3.6.1.   Постоянное хранение:

документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности района после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;

документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории района;

документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда;

3.6.2.   Временное хранение:

документов Архивного фонда Курской области в соответствии с наделением органов местного самоуправления муниципального района отдельными государственными полномочиями Курской области в данной области в соответствии с Законом Курской области от 21 декабря 2005 года № 98-ЗКО «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области отдельными государственными полномочиями Курской области в сфере архивного дела»;

документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности района, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории муниципального района;

3.6.3.   Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату,  и обеспечивающих поддержание документов в должном физическом состоянии;

3.6.4.   Проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в архивном отделе, и организацию розыска документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета;

3.6.5.   Контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в архивном отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов;

3.6.6.   Специальную физико-техническую обработку архивных документов, хранящихся в отделе;

3.6.7.   Контроль за сохранностью выданных из архивохранилища архивного  отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возращению архивных документов в архивохранилище архивного отдела;

3.6.8.   В пределах своей компетенции определение и выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов;

3.6.9.   Создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивном отделе, и фонда пользования;

3.6.10.                   Разработку и при необходимости периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе архивногоотдела в чрезвычайных ситуациях; выполнение в установленном порядке мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны;

3.7.        В области организации формирования Архивного фонда Российской Федерации осуществляет:

3.7.1.   Составление списков учреждений – источников комплектования архивного отдела, внесение предложений по изменению списков и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела;

3.7.2.   Ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования отдела;

3.7.3.   В пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации об архивном деле);

3.7.4.   Рассмотрение и подготовку:

к утверждению (согласованию) на заседании экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела описей дел, документов постоянного хранения и описей дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования отдела, актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

3.7.5.    Совместно с источниками комплектования инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архиве и экспертной комиссии источников комплектования отдела;

3.7.6.   Взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи:

в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

3.8.        В области учета архивных документов осуществляет:

3.8.1.   Государственный учет архивных документов, хранящихся в архивном отделе и источниках комплектования отдела; представление установленных учетных сведений, в том числе паспорта архива, в уполномоченный орган в области архивного дела  для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;

3.8.2.   Фондирование архивных документов при описании принятых  в отдел необработанными документов, переработке  описей, не отвечающих требованиям поиска и учета документов, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

3.8.3.   Ведение учетной базы данных «Архивный фонд», представление копии базы данных в уполномоченный орган в области архивного дела для ведения базы данных «Фондовый каталог».

3.9.        В области использования архивных документов, хранящихся в отделе, осуществляет:

3.9.1.   Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

3.9.2.   Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архивного отдела;

3.9.3.   Предоставление государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронном виде, в соответствии с федеральными законами от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

3.9.4.   Экспонирование архивных документов на выставках;

3.9.5.   Использование архивных документов в средствах массовой информации;

3.9.6.   Проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, дней открытых дверей, лекций, докладов,  «уроков мужества» для  школьников и др.) с использованием архивных документов;

3.9.7.   Публикацию архивных документов;

3.9.8.   Создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, хранящимся в отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;

3.9.9.   Подготовку и предоставление документов для проставления апостиля на выдаваемых отделом архивных копиях, выписках и справках по поступившим из-за рубежа  запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;

3.9.10.                   Обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции.

3.10.     Архивный отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Курской области, муниципальными правовыми актами Обоянского района.

 

4. Права архивного отдела

 

Для выполнения возложенных задач архивный отдел имеет право:

       4.1. Вносить в установленном порядке на рассмотрение Главе Обоянского района Курской области и архивного управления Курской области  предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования хранящихся документов, совершенствованию работы архивов организаций - источников комплектования отдела, проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

        4.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования архивного отдела необходимые материалы о работе и состоянии их архивов (делопроизводственных служб) и организации документов в делопроизводстве.

       4.3. Проверять соблюдение норм архивного законодательства и установленных правил работы с документами организациями - источниками комплектования Отдела; информировать  архивное управление Курской области  о выявленных фактах нарушения должностными лицами местного самоуправления, организациями и гражданами правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов с целью привлечения виновных лиц к ответственности, установленной действующим законодательством. 

       4.4. В пределах своей компетенции давать обязательные для исполнения указания организациям - источникам комплектования архивного отдела, и рекомендации другим организациям, расположенных на территории Обоянского  района Курской области по вопросам работы архивов (делопроизводственных  служб) и организации документов в их делопроизводстве.

      4.5. Осуществлять в установленном порядке редакционно-издательскую и информационную деятельность.

      4.6. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и иными организациями, расположенными на территории Обоянского района Курской области, архивным управлением Курской области, с областными государственными архивными учреждениями и муниципальными архивами других муниципальных образований.

      4.7. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности архивного отдела.

      4.8. Запрашивать и получать у структурных подразделений, отраслевых органов Администрации Обоянского района Курской области информацию, необходимую для выполнения возложенных на архивный отдел обязанностей, в пределах, установленных действующим законодательством.

   4.9. Участвовать в обсуждении вопросов, отнесенных к компетенции архивного отдела.

 4.10. При наличии свободных площадей осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе источников  комплектования, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности на основании договора с собственником или владельцем указанных документов; временное хранение архивных документов от организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела, на основе договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, законодательству Курской области и муниципальным правовым актам, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

          4.11. Участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования архивного отдела.

 

 

5. Ответственность архивного отдела

 

Архивный отдел несет ответственность за:

5.1. Выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций, решение закрепленных за ним вопросов.

5.2. Состояние трудовой дисциплины среди муниципальных служащих.

5.3. Недостоверность информации, несоблюдение установленных сроков и форм представления подготовленных материалов и отчетности.

5.4. Обеспечение сохранности информации, не разглашение конфиденциальной информации и персональных данных граждан.

5.5. Обеспечение порядка работы со служебными документами.

5.6.Своевременное информирование Управляющего делами Администрации Обоянского района Курской области о выявившихся нарушениях в сфере архивного дела и делопроизводства в Администрации Обоянского района Курской области и ее структурных подразделениях, отраслевых органах для принятия необходимых мер к их устранению.

 

6. Организация деятельности архивного отдела

 

Для осуществления своих задач и функций архивный отдел:

6.1. Запрашивает и получает в установленном порядке необходимые материалы от структурных подразделений Администрации Обоянского района Курской области, органов местного самоуправления и общественных организаций, а также учреждений и организаций, осуществляющих свою деятельность на территории района.

6.2. Использует системы связи и коммуникации Администрации Обоянского района Курской области.

6.3. Пользуется в установленном порядке банками данных Администрации Обоянского района Курской области.

6.4. Обеспечивается документацией, транспортом, компьютерной и множительной техникой для работы по вопросам своей компетенции.

6.5. Привлекает самостоятельно или по поручению Главы Обоянского района Курской области и Управляющего делами администрации сотрудников других структурных подразделений Администрации Обоянского района Курской области для решения вопросов, входящих в их компетенцию.

6.6. Вносит на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением функций, предусмотренных настоящим Положением.

6.7. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами, установленными законодательством об архивном деле на основе муниципальных программ,     планов     работы,     утверждаемых     Главой      Обоянского  района      или    иным     должностным    лицом,    с учетом    рекомендаций   архивного управления Курской области.

 

7. Обеспечение деятельности архивного отдела

 

7.1. Материально-техническое, документационное, информационно-техническое, транспортное обеспечение деятельности архивного отдела осуществляют соответствующие структурные подразделения, отраслевые органы Администрации Обоянского района Курской области и муниципальные учреждения.

 

8. Прекращение деятельности архивного отдела и его реорганизация

 

8.1. Прекращение деятельности архивного отдела и его реорганизация осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

 

 

 

 

 

 

 

 

Прикреплённый файл: информация [208.5 Kb]