ОТЧЕТ

о работе архивного отдела Администрации  Обоянского района                                    за 4 квартал 2022 г. ЗА 2022 ГОД

          В 4 квартале 2022 года архивный отдел продолжил свою деятельность,  регулируемую   Федеральным законом РФ от 22.10.2004  № 125-ФЗ «Об архивном деле  в Российской Федерации», Федеральным законом от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Курской области  от 30 ноября 2015 г. № 118-ЗКО «Об архивном деле в Курской области ,Законом Курской области от 21 декабря 2005г. №98-ЗКО «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области отдельными государственными полномочиями Курской области в сфере архивного дела». В соответствии с данными нормативными актами, архивный отдел выполняет  двойную функцию: как  муниципального архива   в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и органа управления архивным делом на территории Обоянского района, так и осуществляет государственные полномочия на территории Обоянского района.

        Деятельность архивного отдела также основывалась на  выполнении постановления Администрации  Обоянского района Курской области от 22.10.2019 № 749 «Об утверждении муниципальной  программы муниципального района «Обоянский район» Курской области «Сохранение и развитие архивного дела в Обоянском  районе Курской области на 2021-2023 годы»  (в редакции постановлений Администрации Обоянского района от 13.10.2021 №470, 20.12.2022 №645, 13.10.2020 № 414, 05.03.2021 №98, 10.08.2021 №367).  Все программные мероприятия на 2022 год полностью выполнены.

              Целями и задачами муниципальной программы является обеспечение сохранности архивных документов-создание оптимальных условий, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии; обеспечение нормального функционирования архивного отдела   Администрации Обоянского района   в соответствии с установленными требованиями как решение задачи сохранения Архивного фонда Обоянского района Курской области, культурного и исторического наследия района, и иных архивных документов.

            Архивные фонды, находящиеся в архивном отделе  Администрации Обоянского района Курской области, являются важным историко-культурным, информационным и интеллектуальным достоянием Обоянского района Курской области, отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, насчитывают 55 831 дел (книга учета №12-59), образовавшихся за период с 1940 г. по 2020гг.

Архивный отдел с 2006г. финансируется из бюджетов двух уровней -бюджета Курской области (областная субвенция) и бюджета Обоянского района.

За счет средств областной субвенции производилась только выплата заработной платы консультанту архивного отдела.

          За счет средств районного бюджета осуществлялась выплата заработной платы  начальнику отдела, оплата услуг связи, интернета, (в .т.ч.  подведение/подключение интернета в оба здания), отопления, электроэнергии, водоснабжения помещений архивного отдела.

За счет средств районных ассигнований:

1.Оба  здания - все  помещения архивохранилищ №1,2,3,4,5,6, в т.ч. рабочие кабинеты с учетными документами госсобственности, подключены к пульту УВО ВНГ России по Курской области. Производится ежемесячная оплата по договорам охраны и технического обслуживания;

2. Осуществлен монтаж и подключение системы видеонаблюдения прилегающей территории и в помещении читального зала;

3. Произведены замена, приобретение/устанока металлических дверных блоков (5 шт) – 4 внутренних + 1 наружная(входная);

4.  Отделка дверных откосов (после установки дверных блоков);

5. В здании №1 архивохранилища  №3,4 (г.Обоянь, ул. Луначарского, д.69) произведен монтаж/установка приточной вентиляции (приточно-очистительный комплекс Balu ASP-80 (2 шт.);

6. Приобретены  16 огнетушителей;

7. Планы пожарной эвакуации (3 шт.);

8. Произведен профилактический осмотр огнетушителей (7 шт.);

9. Приобретен радиотелефон 

Кроме того, приобретены:

- 2 мешковых пылесоса,

- Сан. Мебель;

- ПК и периферийное оборудование;

- ПО для объединения работы визуализаторов VIAR;

- Дополнительно в 1 помещение  установлены оконные  затемняющие шторы;

 - Приобретены средства борьбы с грызунами;

- оформлена подписка на «Обоянскую газету»

Общая сумма финансирования на содержание архивного отдела составила 1056,204 тыс.руб.

             В соответствии с произведенным в 2021 году разделением, перемещением и размещением документов вечного хранения архивного отдела в новое здание отдела по ул.Луначарского, д.69, была запланирована и осуществлена сплошная проверка наличия  и состояния  архивных документов. Количество, состояние, проверенных дел из 204 фондов соответствуют данным, внесенным в учетные документы (описи).

          Источниками комплектования архивного отдела являются 36 организаций различных форм собственности, с которыми в течение 2022 года проводилась систематическая   работа по организационно-методическому руководству ведомственных архивов. Начальником архивного отдела осуществлено 5 плановых консультативных посещения организаций-источников комплектования  – Администрации Обоянского района,  МО «Город Обоянь», КСО Обоянского района, Управления культуры, молодежной политики, физической культуры и спорта, Территориальной избирательной комиссии.

           В связи с распространением короновирусной инфекции и введением ограничительных (карантинных) мероприятий, запланированные  выезды в  Администрации сельсоветов не осуществлялись.   

           В архивном отделе начальником архивного отдела проведено 15 консультаций с работниками, ответственными за состояние делопроизводства и ведомственных архивов  организаций : МО «Каменский сельсовет», судебного участка №1 судебного района г.Обояни  и Обоянского района,  Администрации МО «Город Обоянь», ОКУ «Центр занятости населения Обоянского района», прокуратуры Обоянского района, ОБУЗ «Обоянская ЦРБ», Управления культуры, молодежной политики и спорта Администрации Обоянского района, Финансово-экономического управления Обоянского района, Территориальной избирательной комиссии Обоянского района, Обоянского районного суда, МКУК «Межпоселенческая библиотека Обоянского района Курской области»,  АУ КО Редакция газеты «Обоянская газета», МО «Усланский сельсовет», КСО Обоянского района. Консультации  проводились по вопросам составления номенклатур дел, паспортов архива организации, Положений об ЭК и архиве,  формированию дел в делопроизводстве, передаче дел в архивный отдел,  упорядочению и экспертизе ценности дел и др.

         1 декабря 2022 г. закончена работа по паспортизации 36 организаций-источников комплектования архивного отдела и составлен годовой отчет   «Сведения о состоянии хранения документов в Организациях - источниках комплектования на 1 декабря 2022г.».  

          Количество организаций – источников комплектования  увеличилось на 1 организацию, в соответствии с включением в список организаций -источников комплектования Контрольно-счетного органа Обоянского района Курской области      (Протокол  ЭПК АУ КО от 26.08.2022 № 8).   

          В 2022 году упорядочены документы организаций - источников комплектования   и утверждены ЭПК архивного управления Курской области описи дел постоянного хранения (управленческая документация)  в количестве 1149 дел, в том числе:

- Обоянский районный суд – 1101 дело;

- МКУК «Межпоселенческая библиотека Обоянского района» -17дел;

- Прокуратура Обоянского района – 1 дело.

      Согласованы ЭПК описи дел по личному составу в количестве  10 дел, в том числе:

- Прокуратура Обоянского района - 1 дело;

- Обоянский районный суд – 5 дел;

- МКУК «Межпоселенческая библиотека Обоянского района» - 4 дела. Направленные на ЭПК архивного управления Курской области номенклатуры дел 2 организаций: МКУК «Межпоселенческая библиотека Обоянского района», АУ КО «Редакция газеты «Обоянская газета»». 

         С начальником архивного отдела прорабатывались в формате консультаций 2 номенклатуры дел 2-х организаций: МКУК «Межпоселенческая библиотека Обоянского района», АУ КО «Редакция газеты «Обоянская газета»».

           В 2022 году в соответствии с планом-графиком комплектования, осуществлен прием и проведена проверка дел постоянного хранения по личному составу фонда Р-357 Страна Советов с 1947 по 2004 гг. Принято                   по-факту 1750 дел (606 дел по описи). В соответствии с завершением работы комиссии, созданной распоряжением Администрации Обоянского района Курской области от 03.03.2022г. № 19-р, составлены, подписаны, утверждены:

1) Акт об обнаружении документов от 07.03.2022г;

2) Акт приема -передачи от 25.05.2022г.

Одновременно производились: ремонт/реставрация, обработка, картонирование, упорядочение, размещение  данных дел.

         Кроме того, в соответствии с планом-графиком комплектования осуществлен прием от Администрации МО «Город Обоянь», ранее   ликвидированного предприятия Обоянского района МУ ТПП «Общепит»  (1955 по 2015 гг). Одновременно  производились  проверка, реставрация дел (при необходимости). Принято, размещено 140 единиц хранения по личному составу фонда № Р-157.

       Так же планово производился прием дел из организаций-источников комплектования. В 2022 году   принято на постоянное хранение:

- 116 единиц хранения Управления культуры, молодежной политики и спорта Администрация Обоянского района;

- 28 единиц хранения от ТИК Обоянского района;

 - 1 единица хранения (трудовая книжка) ООО АПК «ДРОСТ» выдана владельцу (выбытие). 

           В сфере обеспечения сохранности и государственного учета  документов архивного фонда Российской Федерации  проведена работа по сплошной проверке наличия и состояния архивных документов  после разделения/ перемещения 204 фондов. Итого проверено 55326 дел, в т.ч. 26082 дел постоянного хранения, 27805 дел по личному составу, 505 документов личного происхождения, 934 фотодокументов.

            А так же по полистному просмотру ранее затопленных документов фонда Р-32 с выявленным поражением плесневым  грибком, полистно проверено физическое состояние 1900 дел. Проведена обработка- дезинфекция   1699 дел. Обработанные дела размещены отдельно.                           Из данного числа, улучшено физическое состояние 896 дел - перешиты в новые обложки, проведена реставрация.

        Кроме того, улучшено физическое состояние, проведена реставрация  1027 дел, принятого на хранение  фонда № Р-357 «ПСХК «Страна Советов».

          При проведении сплошной проверки, выявлено поврежденных  (частично обугленных), ранее закартонированных (пострадавших в результате пожара 1999 г.) дел постоянного хранения архивного фонда Р-102 МО «Зоринский сельсовет» - в объеме 19 ед.хр. (568 листов). Осуществлено обработка поврежденных дел, запланировано их дополнительное сканирование. Обнаруженные поврежденные дела размещены отдельно. 

      Работы по переводу документов в электронный вид в 2022 году не планировались. 

      В 2022 году  помещено в  архивные короба  8727 дел постоянного хранения.

      В течение 2022 года систематически проводилась работа по заполнению  5.0. версии ПК «Архивный фонд», в том числе:

-  осуществлялся учет движения документов (прием, выбытие);

-  введено в 2022 году  в БД « Архивный фонд 5.0»  284  единицы    хранения, 2 описи дел по личному составу; 

- удалено в связи с выбытием дела по л/с (трудовая книжка выдана владельцу) - 1 дело; 

- периодически создавалась  резервная  копия БД. 

      На 1 января  2023  года в программу «Архивный фонд» (5.0 версия) введено 204  фонда  (100 % от общего объема фондов), создано 452 карточки описей (100% от общего объема описей), введено 55566 единиц хранения (учета) (100 %).  

           Количество  просмотров виртуальной страницы архивного отдела и информаций о мероприятиях архивного отдела за 2022 год   на официальном сайте муниципального района «Обоянский район» Курской области составило 1579 посещений.

          Исполнение социально- правовых и тематических запросов граждан в 2022 году в виде личного обращения граждан не осуществлялось. Поступали обращения по почте, а также посредством сети Интернет через обращение на сайт, на электронную почту Администрации Обоянского района или на электронную почту архивного отдела. В 2022 году на основе договора  и дополнительного соглашения архивный отдел продолжил сотрудничество с филиалом АУ КО  «МФЦ» по Обоянском району   в сфере  предоставления архивной информации  на основе документов Архивного фонда Курской области.

         Всего за 2022 год поступило 1385 запросов, исполнено 1249 запросов социально- правового и 136 тематического характера.

        В 2022 году поступило и исполнено1249 запросов социально-правового характера (о подтверждении  трудового стажа, заработка),   в том числе 1177  запросов исполнены с положительным результатом.   

      Кроме того, поступило 136 запросов тематического характера (по установлению права собственности на объекты недвижимости, подтверждении родственных отношений, проживания, земельным правоотношениям, по нотариальным и судебным документам и др.) характера), исполнено 136 запросов в нормативные сроки. 

      Через МФЦ поступило 69 запросов социально-правового и тематического характера- все своевременно исполнены.  

        В государственный архив Курской области, Администрацию Обоянского района подготовлена и направлена информация о знаменательных и памятных датах, связанных с историей Обоянского района  на 2023 год.

          В прошедшем году в «Обоянской газете» начальником архивного отдела, совместно с краеведом М.Озеровым, подготовлена и 15.07.2022 опубликована статья: К 100-летию «Плодосовхоза Обоянский».

           26.01.2022 года в архивным отделе была подготовлена и успешно проведена  торжественная церемония открытия  нового здания архивного отдела  при участии Главы Обоянского района В.Н. Жилина, заместителя начальника архивного управления Курской области Л.Б. Кармановой, депутата Курской областной думы А.Н. Зуя и др.

         В это же время (26.01.2022), на базе Администрации Обоянского района был проведен областной семинар-совещание архивного управления Курской области в формате ВКС на тему  «О повышении роли муниципальных архивов в пополнении Архивного фонда Курской области и его сохранности» в подготовке и организации которого, активное участие приняли сотрудники архивного отдела .

          К 77-годовщине Победы архивным отделом была подготовлена и размещена на сайте Администрации Обоянского района, «ВКонтакте» виртуальная выставка: «Подвигом славны твои земляки!»

          24.05.2022 г. сотрудники архивного отдела подготовили и провели экскурсию для прибывших, в рамках визита в Обоянский район Губернатора Курской области, Глав районов Курской области по территории и новому зданию архивного отдела с демонстрацией работы приобретенного оборудования, правомерного размещения документов, в соответствии с требованиями архивного законодательства.

В соответствии с Распоряжением  от 12.08.2022 № 288-р и утвержденным планом-графиком,  начальником  архивного отдела 25.08.2022 проведено обучение сотрудников АУ КО «МФЦ», в формате лекции-семинара.

10.11.2022 архивным управлением Курской области (письмо от 13.10.2022 № 06.5-01-42/755), совместно с Администрацией Обоянского района при участии начальника отдела, организован и проведен учебно-методический семинар по актуальным вопросам делопроизводства и архивного дела для ответственных специалистов организаций, муниципальных образований Обоянского района,  государственных учреждений;

          В связи с сохранением в 2022 году противоковидных ограничений -                       не были проведены, запланированные плановые проверки и другие выездные мероприятия.

Начальник архивного отдела

Администрации 

Обоянского района                                                                        Л.А. Воронова

26.12.2022